Muntlig rapportering i praktiken: 8 steg från samtal till uppföljning

Muntligt är en egen rapporteringsväg

Enligt 5 kap. 8 § visselblåsarlagen ska den interna kanalen låta den rapporterande personen rapportera både skriftligt och muntligt. Om personen begär det ska rapportering också kunna ske vid ett fysiskt möte inom skälig tid.

Det muntliga flödet behöver därför vara beskrivet lika tydligt som det digitala. Det omfattar hur kontakt tas, vem som svarar, hur möten bokas, hur rapporten dokumenteras och hur fortsatt kontakt sker.

Åtta steg från samtal till uppföljning

1. Publicera en tydlig väg in

Beskriv hur en person begär ett samtal eller fysiskt möte, vilka tider som gäller och hur ni undviker osäkra kontaktvägar. Informationen ska vara tydlig och lättillgänglig och även förklara möjligheten att rapportera externt till behöriga myndigheter.

2. Utse mottagare och reservväg

Den som tar emot rapporten behöver vara utsedd, oberoende och självständig i rollen. Planera en alternativ mottagare för jäv, frånvaro eller när rapporten berör den ordinarie mottagaren. Åtkomsten ska begränsas till vad varje behörig person behöver för sitt arbete.

3. Förbered samtalet utan att styra berättelsen

Ha en enkel samtalsstruktur för händelse, tid, plats, berörda funktioner och möjliga underlag. Ställ öppna följdfrågor och undvik att lova ett visst resultat, fullständig sekretess i alla lägen eller garanterad anonymitet.

4. Välj dokumentationssätt och inhämta samtycke

Muntlig rapportering ska dokumenteras genom en inspelning som kan sparas varaktigt och åtkomligt eller genom ett protokoll. Inspelning kräver rapportörens samtycke innan den börjar. Om samtycke saknas bör den förberedda protokollvägen kunna användas.

5. Låt rapportören kontrollera dokumentationen

Den rapporterande personen ska få möjlighet att kontrollera, rätta och genom underskrift godkänna en utskrift eller ett protokoll. Bestäm därför hur dokumentet delas och signeras utan att fler än nödvändigt får tillgång.

6. Bekräfta mottagandet säkert

Bekräftelse ska normalt lämnas inom sju dagar. Undantag gäller om personen har avsagt sig bekräftelse eller om mottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja identiteten. Kom överens om en kontaktväg som inte i sig skapar en onödig risk.

7. Följ upp och återkoppla

Rapportören ska få återkoppling i skälig utsträckning inom tre månader enligt lagens beräkning. Återkopplingen behöver balanseras mot tystnadsplikt, sekretess och andra personers rättigheter. Dokumentera vad som kommunicerats och varför.

8. Begränsa, bevara och gallra

Samla inte in uppenbart irrelevanta personuppgifter och radera sådana uppgifter snarast om de kommit in av misstag. I privat verksamhet ska rapporten och dokumentationen bara bevaras så länge det är nödvändigt och som längst två år efter att uppföljningsärendet avslutats.

Kontrollfrågor före nästa muntliga rapport

• Kan den som rapporterar enkelt hitta telefon- och mötesvägen?
• Finns en behörig reservmottagare vid jäv eller frånvaro?
• Kan ni dokumentera utan inspelning om samtycke inte lämnas?
• Finns ett säkert sätt att låta rapportören kontrollera ett protokoll?
• Startar frister för bekräftelse och återkoppling även utanför systemet?
• Förs dokumentationen in i samma åtkomst- och gallringsstyrning som skriftliga rapporter?
• Har flödet testats med ett realistiskt övningsärende?

Clearwhistle är ett digitalt stöd för skriftlig rapportering, uppföljning, ärendehantering och dokumentation. Den aktuella produkten tar inte emot muntliga rapporter; organisationen behöver därför en separat och dokumenterad muntlig väg. Artikeln är allmän information och inte juridisk rådgivning.