Kommunicera visselblåsarfunktionen internt: 8 budskap som bygger förtroende

Tydlig information är en del av funktionen

Visselblåsarlagen kräver tydlig och lättillgänglig information om hur interna och externa rapporteringskanaler används. Informationen ska också, när det är aktuellt, omfatta meddelarfrihet, anskaffarfrihet, efterforskningsförbud och repressalieförbud.

Det räcker därför inte att länken tekniskt finns. Arbetstagare, volontärer, praktikanter, personer som arbetar under verksamhetens kontroll och ledning, egenföretagare, vissa personer i bolagsorgan och verksamma aktieägare ska kunna hitta rätt väg. Kommunikationens uppgift är att göra vägen begriplig utan att exponera känsliga ärenden eller skapa absoluta löften.

Åtta budskap att få på plats

1. Varför funktionen finns

Beskriv funktionen som en väg för att rapportera missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Förklara samtidigt vart vanliga personalfrågor, klagomål och akuta säkerhetsfrågor ska gå.

2. Vem som får använda kanalen

Skriv inte bara ”anställda”. Anpassa distributionen till de kategorier som lagen anger och som finns i verksamheten. Det kan innebära information i introduktioner, konsultportaler, leverantörsflöden och material till styrelse eller bolagsorgan.

3. Hur rapportering går till

Visa den interna vägen steg för steg och förklara möjligheterna att rapportera skriftligt, muntligt och, på begäran, vid ett fysiskt möte inom skälig tid. Ange också var korrekt information om externa myndighetskanaler finns.

4. Vad konfidentialitet betyder

Förklara att obehöriga inte ska få tillgång till kanalen och att den som hanterar ett uppföljningsärende inte obehörigen får röja uppgifter som kan avslöja identiteten på rapportören eller någon annan enskild i ärendet. Skilj detta från ett löfte om fullständig anonymitet.

5. Vem som tar emot och följer upp

Berätta vilken funktion som är behörig att ta emot rapporter, hålla kontakt, följa upp och lämna återkoppling. Lagen kräver att utsedda personer eller enheter är oberoende och självständiga i dessa uppgifter. Publicera roller och reservväg, men undvik detaljer som försvagar säkerheten.

6. Vad som händer efter rapporten

Beskriv mottagning, första bedömning, möjlig kontakt och uppföljning på en nivå som inger realism. Huvudregeln är bekräftelse inom sju dagar och återkoppling i skälig utsträckning inom tre månader enligt lagens startpunkter och undantag.

7. Hur personuppgifter hanteras

Länka till relevant dataskyddsinformation och förklara vem som är personuppgiftsansvarig, varför uppgifter behandlas och vilka som får åtkomst. IMY framhåller att endast behöriga får ha tillgång och att uppgifter som uppenbart saknar relevans inte ska samlas in och ska raderas snarast om de ändå samlas in.

8. Vilket skydd lagen kan ge – och dess villkor

Förklara att lagen innehåller skydd mot hindrande åtgärder och repressalier, men undvik att lova att varje rapport automatiskt omfattas. Skyddet beror bland annat på vem som rapporterar, sammanhanget, informationens karaktär och om rapportören hade skälig anledning att anta att uppgifterna var sanna.

Gör kommunikationen återkommande och testbar

• Utse en innehållsägare och ett datum för nästa översyn.
• Publicera en gemensam kärntext där målgrupperna faktiskt söker information.
• Ge chefer ett kort svarsstöd utan tillgång till själva ärendena.
• Ta med funktionen i introduktion för anställda, praktikanter och relevanta externa grupper.
• Testa om en ny person hittar rätt kanal och förstår nästa steg.
• Följ upp räckvidd och begriplighet utan att kartlägga vem som överväger att rapportera.

Clearwhistle är ett digitalt stöd för rapportering, uppföljning, ärendehantering och dokumentation. Kunden ansvarar för intern information, utsedda mottagare, dataskyddsbeslut och bedömningen av enskilda ärenden. Ett system eller kommunikationsmaterial innebär inte garanterad regelefterlevnad eller garanterad anonymitet. Artikeln är allmän information och inte juridisk rådgivning.